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Documentos para Exportar

Las ventas internacionales requieren elaborar unos documentos para exportar que deberán ser admitidos y validados por todas las partes implicadas: exportador, importador, aduana, bancos, autoridades administrativas, etc.

La documentación necesaria para exportar es más compleja que la que debe elaborarse para las ventas domésticas debido a las especiales características del comercio exterior: distancias geográficas, legislaciones aduaneras diferentes, utilización de distintos medios de transporte, mayores riesgos, etc. Los documentos exigidos en cada envío dependerán de las condiciones de venta que se pacten (Incoterms).

 

PRINCIPALES DOCUMENTOS PARA EXPORTAR

A continuación se describen los 10 principales documentos para exportar mencionando para cada una de ellos: ¿para qué sirven?, ¿quién los elabora? y ¿a quién van destinados? Los documentos se presentan siguiendo el orden secuencial de las operaciones de comercio internacional.

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ORDEN DE COMPRA INTERNACIONAL

La emisión de una Orden de Compra Internacional va, normalmente, precedida de un intercambio de información entre el exportador y el importador con respecto al precio, la calidad y la cantidad de productos, etc.

Cuando se ha llegado a un acuerdo en los detalles de la transacción, el vendedor puede emitir una cotización informal o si se requiere un mayor detalle una factura proforma. Si el comprador acepta el precio de venta y otras condiciones, el comprador emite una Orden de Compra.

La Orden de Compra puede constituir una oferta vinculante o no vinculante, dependiendo de las circunstancias. Por lo general, en las transacciones internacionales en las que participan empresas de gran tamaño, la Orden de Compra es a menudo la forma principal del contrato y constituye la primera oferta vinculante. En tales casos, la firma del vendedor en la orden de compra constituye la aceptación de la operación.

Este documento lo elabora el exportador y va dirigido al importador.

Modelo de Orden de Compra Internacional con instrucciones para su uso

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FACTURA COMERCIAL INTERNACIONAL

La Factura Comercial Internacional es una de los principales documentos para exportar ya que contiene toda la información de una venta internacional. Se detalla el concepto, la cantidad y el importe de los productos/servicios vendidos, las condiciones de entrega y de pago, así como los impuestos y demás gastos que genere la venta.

Mediante un original, el importador declara ante la autoridad fiscal de su país, el importe que debe abonar, a quién lo abona y la forma de pago que se ha concertado. Para el exportador supone la prueba documental de las ventas que ha realizado a mercados exterior.

En las operaciones con terceros países, forma parte de la declaración aduanera, sobre la cual se debe abonar, a la entrada de los productos en el país, los impuestos y derechos arancelarios que se aplican. En las operaciones intracomunitarias la Factura Comercial Internacional sirve como declaración de la transacción y exoneración de los impuestos para el cumplimiento de las condiciones básicas en la liquidación de impuestos.

Este documento lo elabora el exportador y va dirigida al importador y a la aduana de importación.

Modelo de Factura Comercial Internacional con instrucciones para su uso

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PACKING LIST (Lista de Contenidos)

El Packing List – cuyo nombre en español es Lista de Contenidos, si bien ésta denominación apenas se usa – es una versión más detallada de la factura comercial, pero sin información sobre los precios. Debe incluir, entre otros, los siguientes datos: número de factura, descripción y cantidad de la mercancía, el peso de la mercancía, el número de paquetes o bultos, así como su numeración y marcas de expedición.

Una copia de la Lista de Contenidos se incluye en la propia expedición de las mercancías con los demás documentos para exportar y otra copia se envía directamente al destinatario para ayudar en el control de la expedición cuando se reciben las mercancías.

Lo elabora el exportador y va dirigido al importador, al transportista y a las aduanas de exportación e importación.

Modelo de Packing List con instrucciones para su uso

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CARTA DE CRÉDITO IRREVOCABLE L/C

En una Carta de Crédito Irrevocable L/C (Letter of Credit), el banco del importador se compromete a pagar al exportador (al que se denominado “beneficiario”), si este demuestra que ha vendido los productos utilizando los documentos que se especifican en la Carta de Crédito. Los exportadores prefieren utilizar Cartas de Crédito por la garantía que les ofrecen ya que evitan fabricar o preparar mercancías destinadas a importadores que en última instancia, se niegan a aceptar o pagar por las mercancías.

Una Carta de Crédito Irrevocable no puede ser modificado o cancelado sin el consentimiento de todas las Partes, de ahí la denominación de “irrevocable”.

Los términos “Carta de crédito” y “Crédito Documentario” significan lo mismo. En ciertas partes del mundo (Estados Unidos, Asia) los exportadores, importadores y bancos tienden a usar el término “carta de crédito” o la abreviatura “L/C”, mientras que en otras zonas (Europa) se prefiera utilizar “Crédito Documentario” o “D/C”.

El procedimiento para la apertura de la Carta de Crédito lo inicia el importador/comprador (ordenante), que transmitirá toda la información a su banco (banco emisor), solicitando la apertura del la carta de crédito en un formulario que le facilita el banco, previamente a la emisión del crédito. La solicitud se dirige a una entidad financiera (banco emisor), que si la acepta procede a la apertura de la carta de crédito, bien directamente o bien utilizando una entidad financiera del país del beneficiario (banco avisador), quién añadirá o no su confirmación.

Modelo de Carta de Crédito Irrevocable con instrucciones para su uso

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CMR CARTA DE PORTE POR CARRETERA

La Carta de Porte por Carretera CMR es un documento utilizado por los transportistas y operadores logísticos en el que se establecen las responsabilidades y obligaciones de las partes en un contrato de transporte internacional de mercancías por carretera.

Habitualmente, es el conductor del camión el que completa el formulario, pero el expedidor -es decir, el exportador- es responsable de la exactitud de la información y deberá firmar el documento cuando se recogen las mercancías. El destinatario también firmará el documento de entrega, que es esencial para que la compañía de transportes confirme la entrega de la mercancía y justifique el pago de sus servicios.

La Carta de Porte por Carretera CMR no es un título de propiedad y por lo tanto no es negociable.

Modelo de CMR Carta de Porte por Carretera con instrucciones para su uso

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CONOCIMIENTO DE EMBARQUE B/L

El Conocimiento de Embarque B/L (Bill of Lading) emitido por el agente o la compañía de transportes que realiza el transporte marítimo y firmado por el capitán del buque, evidencia la recepción de la mercancía a bordo, las condiciones en las que se realiza el transporte (contrato de transporte) y el compromiso de entregar las mercancías en el puerto de destino establecido por el titular legal del conocimiento de embarque.

Por tanto, el Conocimiento de Embarque constituye el recibo de la mercancía y el contrato de transporte de las mercancías. Hay diferentes tipos de Conocimientos de Embarque así como normativas que regulan su uso.

Como se trata de un documento negociable, puede transferirse a un tercero mientras las mercancías estén transportándose.

Modelo de Conocimiento de Embarque B/L con instrucciones para su uso

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CARTA DE PORTE AÉREO AWB

La Carta de porte Aéreo AWB (Air Waybill) es uno de los documentos para exportar no-negociable que cubre el transporte de la carga entre dos aeropuertos.

En la Carta de Porte Aéreo debe nombrarse un consignatario (que puede ser el comprador), y no se puede exigirse que sea “a la orden” ya que no constituye título de propiedad de las mercancías. Con el fin de llevar a cabo un cierto control de las mercancías que no hayan sido pagadas por adelantado, los vendedores suelen consignar las Cartas de Porte Aéreo a sus agentes o transitarios en el país del comprador.

La Carta de Porte Aéreo no es un documento negociable. Sólo indica la aceptación de las mercancías para el transporte.

Modelo de Carta de Porte Aéreo AWB con instrucciones para su uso

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CONOCIMIENTO DE EMBARQUE MULTIMODAL FBL

El Conocimiento de Embarque Multimodal FBL es un documento de transporte internacional que cubre dos o más modos de transporte, como por ejemplo el transporte por carretera y por mar.

También se utiliza como contrato de transporte y comprobante de que las mercancías se han recibido.

Cuando se emite “a la orden”, el Conocimiento de Embarque Multimodal FBL constituye título de propiedad de la mercancía y, por tanto, puede ser negociado.

Modelo de Conocimiento de Embarque Multimodal FBL con instrucciones para su uso

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CERTIFICADO DE ORIGEN

El Certificado de Origen es un documento que certifica el país en el que las mercancías tienen su origen o en el que se ha llevado a cabo la parte más importante de la fabricación o del valor del producto. Asimismo constituye una declaración del exportador.

Prácticamente todos los países del mundo consideran el origen de las mercancías para determinar que impuestos y aranceles se aplicarán en las aduanas a los productos de importación.

El origen no se refiere al país desde el cual los productos fueron enviados sino al país en el cual fueron fabricados. En el caso de productos que se fabrican en dos o más países, se considera originario, el país en el que se ha realizado la última transformación o elaboración que se justifique económicamente. Una práctica utilizada a menudo es considerar que si el coste de producción de las mercancías fabricadas en un país supera el 50%, ese país es aceptable como el país de origen.

En la mayoría de los países, las Cámaras de Comercio son los organismos encargados de la emisión de los Certificados de Origen. Sin embargo, en algunos países, este función la realizan otras entidades como los Ministerios o las autoridades aduaneras.

En otras ocasiones, la propia certificación del exportador con el membrete de la compañía puede ser suficiente para justificar el origen de las mercancías.

Modelo de Certificado de Origen con instrucciones para su uso

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CERTIFICADO DE INSPECCIÓN

El Certificado de Inspección pre-embarque es un documento expedido por una autoridad competente que indica que las mercancías han sido inspeccionados (por lo general de acuerdo con un conjunto de especificaciones del sector, los clientes o el gobierno) antes del embarque, y en el cual se informa de los resultados de la inspección.

Normalmente los Certificados de Inspección los emiten empresas especializadas en la inspección de mercancías en puertos, como por ejemplo la suiza SGS o la francesa Bureau Veritas, que tienen oficinas en un gran número de países.

Modelo de Certificado de Inspección con instrucciones para su uso

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Acerca de Olegario Llamazares

Economista, director de Global Marketing Strategies y socio fundador del portal Globalnegotiator. Está especializado en negocios internacionales con un énfasis en comercio exterior, marketing y negociación internacional. Tiene su residencia en Madrid, España.Economist, managing director of Global Marketing Strategies and founding partner of the website Global Negotiator. He specializes in international business with an emphasis on trade, marketing and negotiation.

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