La réception de la commande du client déclenche un certain nombre de tâches telles que la vérification de la disponibilité des produis, la gestion du dédouanement, l´organisation de la logistique et aussi la production de documents. Certain documents sont élaborés au sein de votre entrepris tandis que d´autres le sont par des tiers, administration douanière, prestataires de services : dans le cas il s´agit de les collecter dans les délais impartis pour éviter tout blocage des opérations.

Le documents de commerce extérieur, qui accompagnent les marchandises exportées, ont pour objet :

• De transmettre les données requises à l´application des mesures de contrôle et de taxation des importations dans le pays de destination.
• De satisfaire les exigences contractuelles du client et éventuellement reprises au travers des documents stipulés dans l´avis d´ouverture du crédit documentaire,
• De respecter les réglementations des pays concernés.

Dans cet article, nous décrirons les principaux documents d’exportation tout en précisant pour chacun d’eux: à quoi sert le document? Qui l´élabore Et à qui est-il destiné? Les documents sont présentés suivant l’ordre séquentiel des opérations commerciales internationales.

FACTURE COMMERCIALE EXPORT

La facture commerciale export est un document administratif utilisé par les sociétés d’exportation qui contient tous les renseignements concernant chaque vente effectuée à des clients internationaux. L’on détaille sur la facture internationale le concept, la quantité et le montant des produits/services vendus, les conditions de livraison (Incoterms) et de paiement, ainsi que les impôts et autres frais dérivés de la vente.

L’importateur se sert d’un original de la facture pour déclarer auprès de l’autorité fiscale de son pays le montant à verser, le destinataire du versement et le moyen de paiement convenu. Pour l’exportateur, il s’agit de la preuve documentaire des ventes qu’il a effectuées à des marchés extérieurs.

La facture commerciale doit comprendre le détail des données de la vente réalisée, conformément à des conditions minimales établies dans la normative communautaire (règlement CEE 2454/93). Les données minimales à inclure sont les suivantes :

• Date, nom et adresse commerciale du vendeur et de l’acheteur.
• Dénomination précise et quantité de marchandise.
• Prix unitaire et total de la marchandise dans la monnaie convenue.
• Forme et conditions du paiement.
• Conditions de livraison de la marchandise (fait référence aux Incoterms publiés par la Chambre de Commerce Internationale).
• Numéro d’identification, aux fins de la TVA, du vendeur et de l’acheteur (dans les opérations intracommunautaires).
• Référence à la commande ou à la facture pro forma.
• Origine de la marchandise.
• Moyen de transport.

Toutes les données figurant sur la facture commerciale doivent coïncider avec celles de l’opération, et donc avec celles des autres documents liés à celle-ci, par exemple la liste de contenu, les documents de transport, etc.

Modèle de Facture Commercial Export prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

LISTE DE COLISAGE (Packing List)

La Liste de Colisage, également connue sous son nom anglais Packing List, énumère et détaille la quantité de marchandise expédiée, ainsi que sa situation dans chacune des unités de charge (paquets, boîtes, palettes, conteneurs, etc.) lors d’un transport international. L’information fournie doit avoir un lien direct avec celle qui figure sur la facture commerciale.

Ce document remplit la fonction de lien entre l’aspect matériel et l’aspect documentaire. Son importance réside dans le fait qu’il permet à l’importateur, lorsqu’il reçoit la marchandise, de savoir où il doit la placer dans son entrepôt.

Il est également employé en tant que justificatif au moment de l’examen de la marchandise, car il atteste par écrit les détails de l’emplacement et de la quantité de celle-ci, ce qui permet à l’importateur d’identifier des absences, des excès ou des défauts.

De même, il est important pour le bureau de douane, car en cas d’examen physique de la marchandise, c’est ce document qui est utilisé comme guide pour faciliter, vérifier et contrôler les détails de celle-ci.

Modèle de Liste de Colisage prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

LETTRE DE VOITURE CMR

La lettre de voiture CMR constitue la preuve du contrat de transport par route, détermine le champ d’application et la responsabilité concernant l’opération effectuée, et identifie les parties qui interviennent et la marchandise transportée. Son utilisation implique l’adhésion à la Convention CMR (Contrat de Transport International de Marchandises par Route) qui la régit. Elle constitue la preuve des instructions qui ont été données au transporteur, elle doit donc accompagner nécessairement la marchandise lors des envois par route.

L’exportateur de la marchandise (qui figure comme expéditeur) élabore ce document mais peut déléguer cette fonction au transitaire ou à l’agence de transport par route. Dans tous les cas, la société d’exportation est responsable des données qui sont incluses dans le document.

Ce document est délivré en quatre exemplaires originaux (expéditeur, destinataire, transporteur et utilisation administrative), qui devront être signés par l’expéditeur et le transporteur lors de la livraison au point de destination.

L’utilisation de la lettre de voiture CMR confère une assurance établie dans la Convention, mais ne remplace en aucun cas l’assurance nécessaire pour une vente selon des conditions CIP. L’assurance ne suffit pas comme sauvegarde des marchandises d’une valeur supérieure à la couverture qui est de 8,33 euros par kilogramme de marchandise.

Modèle de Lettre de Voiture CMR prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

CONNAISSEMENT MARITIME BL

Le connaissement maritime BL, généralement appelé B/L (Bill of Lading), sert de contrat de transport maritime, constitue un justificatif de l’embarquement des marchandises et établit la responsabilité des contractants. Sa fonction basique dans la plupart des opérations, lorsqu’il est émis par l’agence maritime, est de justifier et de permettre la transmission de la propriété de la marchandise. Il peut donc être négociable.

Ce document est délivré en trois originaux qui confèrent le titre de propriété de la marchandise à la partie qui les possède s’il a été réalisé selon la modalité négociable ; de fait, un seul original suffit à transmettre cette propriété, il est donc recommandé de ne pas perdre de vue l’ensemble complet d’originaux pour toute opération. Les copies ne sont pas négociables ; si l’acheteur demande à être informé à l’avance des détails de l’expédition, il est donc recommandé d’envoyer ces copies et de conserver les originaux.

Dans les connaissements maritimes, il faut toujours consigner le montant du fret et indiquer aussi si le fret est payé (freight prepaid) ou si le fret est payable à la destination (freight payable at destination), selon si le prix de vente de la marchandise comprend ou non le fret.

Lorsque le connaissement maritime fait partie de l’envoi de documents d’une lettre de crédit, il est considéré comme délivré en retard s’il est présenté plus de vingt-et-un jours après la date d’embarquement, à moins que le document n’établisse une période plus grande pour sa présentation.

Modèle de Connaissement Maritime BL prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

LETTRE DE TRANSPORT AÉRIEN LTA

La lettre de transport aérien LTA, également connue sous ses initiales anglaises AWB (Air Waybill) est un contrat de transport aérien dont les clauses figurent au verso et qui constitue un accusé de réception des conditions dans lesquelles a été reçue la marchandise pour la transporter par avion. Elle sert également à déterminer la responsabilité de l’opération effectuée et à identifier les intervenants et les marchandises transportées. Étant donné qu’elle inclut les coûts du transport, il s’agit aussi d’un document comptable. Elle est également connue sous le nom de connaissement aérien. 

Il sert d’accusé de réception de la marchandise et de justificatif. Il s’agit d’un contrat de transport aérien régi par la Convention de Varsovie (1929, révision de la Haye en 1955) ou les Conventions de Chicago 1944, Rome 1952 et Tokyo 1963. Il s’agit également d’un document comptable car il comprend le coût du transport.

Son format correspond à un modèle normalisé par la IATA (International Air Transport Association) sur lequel figurent le nom et l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, le transporteur et son code, les aéroports de chargement et de destin, ainsi que la description de la marchandise, le nombre de colis, le poids, les tarifs, etc. Il faut indiquer si le port est payé ou non selon les instructions de l’expéditeur.

Modèle de Lettre de Transport Aérien prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

CERTIFICAT D´ORIGINE 

Ce document certifie le pays d’origine de la marchandise décrite, c’est-à-dire qu’il accrédite que la marchandise a été fabriquée dans ce pays. Il est utilisé uniquement pour des exportations et des importations avec des pays non communautaires, de sorte que les produits puissent bénéficier des régimes préférentiels et de l’application des droits de douane correspondants.

Généralement, le certificat d’origine est délivré dans le pays de sortie de la marchandise, lorsque l’exportation va être effectuée. Il s’agit d’un document qui certifie l’origine spécifique de la marchandise, et donc d’un document séparé qui ne doit pas être compris ni combiné à un autre document.

La description faite de la marchandise doit coïncider avec celle qui figure sur la facture commerciale et sur la liste de contenus (numéro, description de la marchandise, nom de l’expéditeur et du destinataire, marques, etc.).

Modèle de Certificat d´Origine avec des instructions d´utilisation

CERTIFICAT D´INSPECTION

Le certificat d’inspection est un document qui confirme que la marchandise est en bon état juste avant l’expédition et qu’elle est conforme à la commande d’origine. Dans certains cas, certains pays en voie de développement le demandent également pour vérifier que les marchandises contrôlées satisfont, avant d’être expédiées, certaines caractéristiques (attribution correcte du code douanier, prix contractuel, etc.) afin d’éviter des erreurs ou des irrégularités.

Normalement, les certificats d’inspection sont demandés pour vérifier les caractéristiques du produit faisant l’objet de la vente, notamment en ce qui concerne les réglementations en matière de sécurité dans l’utilisation, fonctionnalité et prestations (électriques, mécaniques, etc.), apparence, emballage et marquage. Ils sont habituels pour des produits périssables (fruits, poisson), biologiques, industriels, etc.

Modèle de Certificat d´Inspection prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

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