Les exportations requièrent la préparation de Documents de Commerce International qui doivent être acceptés et validés par toutes les parties impliquées : exportateurs, importateurs, douanes, banques, autorités administratives, etc.

La documentation nécessaire à l’exportation est plus complexe que celle qui doit être élaborée pour les ventes domestiques en raison des caractéristiques particulières du commerce extérieur : la distance géographique, les différentes législations douanières, utilisation de différents moyens de transport, risques financiers, etc. Les documents requis dans chaque envoi dépendent des conditions de vente convenues (Incoterms).

Dans cet article, nous décrirons les 10 principaux documents d’exportation tout en précisant pour chacun d’eux : à quoi sert le document ? Qui l´élabore Et à qui est-il destiné ? Les documents sont présentés suivant l’ordre séquentiel des opérations commerciales internationales.

COMMANDE D´ACHAT INTERNATIONALE

La commande d’achat internationale est un document qui remplace le contrat de vente international dans des opérations dont les montants sont réduits ou lorsqu’il n’est pas fréquent, dans la pratique du secteur, d’utiliser des contrats pour documenter les opérations d’exportation. Elle comprend, outre les données de l’acheteur, l’information de base concernant l’exportation à réaliser.

C’est généralement l’exportateur qui délivre ce document. Cependant, il arrive aussi que des sociétés ayant l’habitude de faire des achats à l’échelle internationale (des entreprises de trading, par exemple) disposent de leurs propres commandes d’achat, sur lesquels elles établissent les conditions pour leurs fournisseurs.

Chaque entreprise possède son propre modèle de commande d’achat, dans lequel sont incluses les coordonnées de l’acheteur, ainsi que la description de la marchandise, les quantités, les prix unitaires et le prix total, les conditions de livraison et de paiement, et toute autre information supplémentaire nécessaire.

Modèle de Commande d´Achat Internationale prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

FACTURE COMMERCIALE EXPORT

La facture commerciale export est un document administratif utilisé par les sociétés d’exportation qui contient tous les renseignements concernant chaque vente effectuée à des clients internationaux. L’on détaille sur la facture internationale le concept, la quantité et le montant des produits/services vendus, les conditions de livraison (Incoterms) et de paiement, ainsi que les impôts et autres frais dérivés de la vente.

L’importateur se sert d’un original de la facture pour déclarer auprès de l’autorité fiscale de son pays le montant à verser, le destinataire du versement et le moyen de paiement convenu. Pour l’exportateur, il s’agit de la preuve documentaire des ventes qu’il a effectuées à des marchés extérieurs.

La facture commerciale doit comprendre le détail des données de la vente réalisée, conformément à des conditions minimales établies dans la normative communautaire (règlement CEE 2454/93). Les données minimales à inclure sont les suivantes:

• Date, nom et adresse commerciale du vendeur et de l’acheteur.
• Dénomination précise et quantité de marchandise.
• Prix unitaire et total de la marchandise dans la monnaie convenue.
• Forme et conditions du paiement.
• Conditions de livraison de la marchandise (fait référence aux Incoterms publiés par la Chambre de Commerce Internationale).
• Numéro d’identification, aux fins de la TVA, du vendeur et de l’acheteur (dans les opérations intracommunautaires).
• Référence à la commande ou à la facture pro forma.
• Origine de la marchandise.
• Moyen de transport.

Toutes les données figurant sur la facture commerciale doivent coïncider avec celles de l’opération, et donc avec celles des autres documents liés à celle-ci, par exemple la liste de contenu, les documents de transport, etc.

Modèle de Facture Commercial Export prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

LISTE DE COLISAGE (Packing List)

La Liste de Colisage, également connue sous son nom anglais Packing List, énumère et détaille la quantité de marchandise expédiée, ainsi que sa situation dans chacune des unités de charge (paquets, boîtes, palettes, conteneurs, etc.) lors d’un transport international. L’information fournie doit avoir un lien direct avec celle qui figure sur la facture commerciale.

Ce document remplit la fonction de lien entre l’aspect matériel et l’aspect documentaire. Son importance réside dans le fait qu’il permet à l’importateur, lorsqu’il reçoit la marchandise, de savoir où il doit la placer dans son entrepôt.

Il est également employé en tant que justificatif au moment de l’examen de la marchandise, car il atteste par écrit les détails de l’emplacement et de la quantité de celle-ci, ce qui permet à l’importateur d’identifier des absences, des excès ou des défauts.

De même, il est important pour le bureau de douane, car en cas d’examen physique de la marchandise, c’est ce document qui est utilisé comme guide pour faciliter, vérifier et contrôler les détails de celle-ci.

Modèle de Liste de Colisage prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

LETTRE DE CRÉDIT IRRÉVOCABLE L/C

La lettre de crédit est le moyen de paiement et de financement d’opérations de commerce international qui permet le mieux d’établir la correspondance entre le moment du paiement et la livraison de la marchandise. C’est-à-dire qu’elle harmonise les intérêts de l’acheteur et du vendeur. Le premier veut s’assurer qu’il ne paiera pas avant d’avoir une preuve documentaire que le vendeur a satisfait ses obligations contractuelles. Le vendeur, pour sa part, veut s’assurer qu’il recevra la totalité du montant dû dans le délai et par le moyen convenu s’il satisfait les conditions fixées.

La lettre de crédit garantit le paiement à l’exportateur et la livraison de la marchandise à l’importateur, par la médiation documentaire et l’intervention d’entités financières, conformément aux Règles et Usances Uniformes relatives aux Crédits Documentaires (Publication UCP 600, révision de l’année 2007, de la Chambre de Commerce Internationale).

Le processus est initié par l’importateur/acheteur (donneur d’ordre), qui transmettra tous les renseignements à sa banque (banque émettrice), en demandant l’ouverture de la lettre de crédit sur un formulaire facilité par la banque avant l’émission du crédit.

Toutes les caractéristiques et les conditions des lettres de crédit doivent être convenues entre l’exportateur et l’importateur avant l’ouverture de la lettre de crédit, car une fois celle-ci demandée et formalisée, sa modification n’est pas possible sans le consensus de toutes les parties qui interviennent, de sorte qu’il est possible de les modifier avec ce consensus, mais ceci entraîne toujours des frais bancaires.

Il existe des entités financières qui permettent à leurs clients l’ouverture de lettres de crédit en ligne, avec une limite de risque, ce qui facilite et accélère l’opération de vente internationale, car il est possible d’ouvrir un crédit à travers Internet au cours d’une négociation entre l’exportateur et l’importateur sans avoir à attendre l’autorisation bancaire du crédit, qui se produit de façon virtuelle.

Modèle de Lettre de Crédit Irrévocable prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

LETTRE DE VOITURE CMR

La lettre de voiture CMR constitue la preuve du contrat de transport par route, détermine le champ d’application et la responsabilité concernant l’opération effectuée, et identifie les parties qui interviennent et la marchandise transportée. Son utilisation implique l’adhésion à la Convention CMR (Contrat de Transport International de Marchandises par Route) qui la régit. Elle constitue la preuve des instructions qui ont été données au transporteur, elle doit donc accompagner nécessairement la marchandise lors des envois par route.

L’exportateur de la marchandise (qui figure comme expéditeur) élabore ce document mais peut déléguer cette fonction au transitaire ou à l’agence de transport par route. Dans tous les cas, la société d’exportation est responsable des données qui sont incluses dans le document.

Ce document est délivré en quatre exemplaires originaux (expéditeur, destinataire, transporteur et utilisation administrative), qui devront être signés par l’expéditeur et le transporteur lors de la livraison au point de destination.

L’utilisation de la lettre de voiture CMR confère une assurance établie dans la Convention, mais ne remplace en aucun cas l’assurance nécessaire pour une vente selon des conditions CIP. L’assurance ne suffit pas comme sauvegarde des marchandises d’une valeur supérieure à la couverture qui est de 8,33 euros par kilogramme de marchandise.

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CONNAISSEMENT MARITIME BL

Le connaissement maritime BL, généralement appelé B/L (Bill of Lading), sert de contrat de transport maritime, constitue un justificatif de l’embarquement des marchandises et établit la responsabilité des contractants. Sa fonction basique dans la plupart des opérations, lorsqu’il est émis par l’agence maritime, est de justifier et de permettre la transmission de la propriété de la marchandise. Il peut donc être négociable.

Ce document est délivré en trois originaux qui confèrent le titre de propriété de la marchandise à la partie qui les possède s’il a été réalisé selon la modalité négociable ; de fait, un seul original suffit à transmettre cette propriété, il est donc recommandé de ne pas perdre de vue l’ensemble complet d’originaux pour toute opération. Les copies ne sont pas négociables ; si l’acheteur demande à être informé à l’avance des détails de l’expédition, il est donc recommandé d’envoyer ces copies et de conserver les originaux

Dans les connaissements maritimes, il faut toujours consigner le montant du fret et indiquer aussi si le fret est payé (freight prepaid) ou si le fret est payable à la destination (freight payable at destination), selon si le prix de vente de la marchandise comprend ou non le fret.

Lorsque le connaissement maritime fait partie de l’envoi de documents d’une lettre de crédit, il est considéré comme délivré en retard s’il est présenté plus de vingt-et-un jour après la date d’embarquement, à moins que le document n’établisse une période plus grande pour sa présentation.

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LETTRE DE TRANSPORT AÉRIEN LTA

La lettre de transport aérien LTA, également connue sous ses initiales anglaises AWB (Air Waybill) est un contrat de transport aérien dont les clauses figurent au verso et qui constitue un accusé de réception des conditions dans lesquelles a été reçue la marchandise pour la transporter par avion. Elle sert également à déterminer la responsabilité de l’opération effectuée et à identifier les intervenants et les marchandises transportées. Étant donné qu’elle inclut les coûts du transport, il s’agit aussi d’un document comptable. Elle est également connue sous le nom de connaissement aérien.

Il sert d’accusé de réception de la marchandise et de justificatif. Il s’agit d’un contrat de transport aérien régi par la Convention de Varsovie (1929, révision de la Haye en 1955) ou les Conventions de Chicago 1944, Rome 1952 et Tokyo 1963. Il s’agit également d’un document comptable car il comprend le coût du transport.

Son format correspond à un modèle normalisé par la IATA (International Air Transport Association) sur lequel figurent le nom et l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, le transporteur et son code, les aéroports de chargement et de destin, ainsi que la description de la marchandise, le nombre de colis, le poids, les tarifs, etc. Il faut indiquer si le port est payé ou non selon les instructions de l’expéditeur.

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CONNAISSEMENT FIATA FBL

Le connaissement FIATA FBL, généralement connu par ses initiales anglaises FBL (Forwarder Bill of Lading), sert de contrat de transport maritime et de justificatif du fait que les marchandises ont été transportées en utilisant plus d’un moyen de transport principal. Il détermine également la responsabilité du transitaire. Lorsqu’il est émis « à ordre », il constitue un titre de propriété de la marchandise, il peut donc être négocié.

Ce document est délivré en trois originaux et plusieurs copies non négociables. Les originaux confèrent le titre de propriété de la marchandise à la partie qui les possèdent s’il a été réalisé selon la modalité « à ordre » ; de fait, un seul original suffit à transmettre cette propriété, il est donc recommandé de ne pas perdre de vue l’ensemble complet d’originaux pour toute opération.

Ce document est utilisé dans des opérations internationales dans lesquelles la marchandise est transportée dans deux moyens de transport ou plus (multimodalité).

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CERTIFICAT D´ORIGINE

Ce document certifie le pays d’origine de la marchandise décrite, c’est-à-dire qu’il accrédite que la marchandise a été fabriquée dans ce pays. Il est utilisé uniquement pour des exportations et des importations avec des pays non communautaires, de sorte que les produits puissent bénéficier des régimes préférentiels et de l’application des droits de douane correspondants.

Généralement, le certificat d’origine est délivré dans le pays de sortie de la marchandise, lorsque l’exportation va être effectuée. Il s’agit d’un document qui certifie l’origine spécifique de la marchandise, et donc d’un document séparé qui ne doit pas être compris ni combiné à un autre document.

La description faite de la marchandise doit coïncider avec celle qui figure sur la facture commerciale et sur la liste de contenus (numéro, description de la marchandise, nom de l’expéditeur et du destinataire, marques, etc.).

Modèle de Certificat d´Origine avec des instructions d´utilisation

CERTIFICAT D´INSPECTION

Le certificat d’inspection est un document qui confirme que la marchandise est en bon état juste avant l’expédition et qu’elle est conforme à la commande d’origine. Dans certains cas, certains pays en voie de développement le demandent également pour vérifier que les marchandises contrôlées satisfont, avant d’être expédiées, certaines caractéristiques (attribution correcte du code douanier, prix contractuel, etc.) afin d’éviter des erreurs ou des irrégularités.

Normalement, les certificats d’inspection sont demandés pour vérifier les caractéristiques du produit faisant l’objet de la vente, notamment en ce qui concerne les réglementations en matière de sécurité dans l’utilisation, fonctionnalité et prestations (électriques, mécaniques, etc.), apparence, emballage et marquage. Ils sont habituels pour des produits périssables (fruits, poisson), biologiques, industriels, etc.

Modèle de Certificat d´Inspection prêt à remplir avec des instructions d´utilisation

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